Afdrukken van deze pagina Bestand Document
Home Help




Demo 1

- Documentbeheer Bestelling		 Demo 2
- Om de producten in uw voorraad toe te voegen 		Demo 3
- Om de producten in uw voorraad toe te voegen

- Back-Order beheer

- Beheer van producten op basis van serienummer of lot
Demo 4

- Een document opmaken met Easy For You vraagt slechts 10 muisklikken.		 Demo 5
- Easy For You laat het gebruik van BARCODES toe.


   Starten - Snelle manier van het ingeven in een document.
  • Om een bepaald type document toe te voegen, klik op een tabblad.

    Bestelling=BC1
    Factuur=FT1
    Kredietnota=NC1
    Prijsofferte=OP1
    Enz…
  • Klik op de knop om een klant of leverancier te selecteren.

    (Om een nieuwe klant toe te voegen moet men zijn naam in het veld aan de linkerkant van de verrekijker typen en bevestigt men met de toets Enter. Druk Vervolgens op JA om de klant toe te voegen. Vul de fiche aan en bevestig de gegevens van de klant met de toets F10 op het klavier of met de knop OK.)

    Klik op de knop om een nieuw document te genereren.
  • De cursor wordt automatisch in een nieuw document gebracht.
    Klik op de knop om een product te selectioneren
    Druk op de toets ENTER om te bevestigen en om naar de volgende kolom te gaan.

    (Om een nieuw product toe te voegen typt men de referentie in de kolom Referentie Product en bevestigt men met de toets Enter. Vervolgens klikt men op JA om het product toe te voegen. Vul de fiche aan en bevestig de gegevens van het product met de toets F10 op het klavier of met de knop OK.)
  • PS: Tijdens het inbrengen van producten in een document, één klik RECHTS op de knop activeert de opzoeking met de bijkomende referentie.
  • Indien nodig, pas de hoeveelheden aan, prijs, enz…
    Indien u over de module STOCKBEHEER beschikt zijn de hoeveelheden van de producten automatisch aangepast.
  • Om regels toe te voegen druk op de knop , het pijltje 'naar beneden' of F2 op het klavier.
  • Om te eindigen: klik op de knop om het document te bewaren of druk op de F10-toets op het klavier.
    Om het uit te printen klik op de knop of de toets F7

    OPGEPAST: Vergeet niet om de rechtermuisknop te gebruiken om de contextuele menu's te activeren.
 
   Voorraadbeheer
  • Om de producten in uw voorraad toe te voegen, om de hoeveelheid aan te passen, maakt u een aankoopfactuur of een inventaris document:

    1) De knop "Aankoop" van het documentbeheer klikken.
    2) Tab "Aankoopfactuur" of "Inventaris" klikken.
    3) Typ "REG" als leverancier (REG = referentie leverancier voor de inventaris).
    4) De knop + klikken om een document toe te voegen.
    5) Indien het product reeds bestaat in het document, typ gewoon de productreferentie en de hoeveelheden die in voorraad moeten komen.
    6) Als het product niet bestaat, de nieuwe referentie typen in het document (typ Enter) en "nieuwe record toevoegen” vervolgens vult u de nieuwe fiche aan.Kom naar het document terug voor de hoeveelheid in te coderen die nog in voorraad zijn.

    PS: De output van voorraad komt automatisch door de documenten verkoopfactuur, Kassabon, Kassa of verzendingsnota.

   Selecties en filters
  • Om alle documenten van het dagboek te tonen, dubbelklik op het veld "Zoek klant"
    De documenten worden in numerieke volgorde weergegeven (het meest recente bovenaan).
  • Functioneren van dit veld Geef de referentie van een bestaande klant in en druk ENTER of Om een bepaalde klant te zoeken, geef de eerste letters van zijn referentie in gevolgd door * (vb. van* ) en druk ENTER of geef zijn BTW num. in en druk ENTER of
  • Klik op de knop zoeken om een klant of leverancier te selecteren en klik daarna op de knop + of toets F2 om een nieuw document toe te voegen.
  • Om alle documenten van een dagboek te tonen voor één enkele klant, voer een "Zoeken van klant" uit of dubbelklik op de naam van een klant die zichtbaar is in het grid van de documenten.
  • Rechtsklik op de knop zoeken om documenten per bedrag te zoeken
  • Rechtsklik om een document nummer “buiten nummering” in te voegen
  • De instelling van de wijzer dient om een gekozen aantal documenten te tonen.
    PS: Hoe lager het aantal, hoe recenter de documenten zijn en hoe vlugger de opzoekingen.
   Een document kopiëren Bv.: Bestelling (BC1) naar Factuur(FT1).
  • Selecteer de benodigde klanten door met de muis ingedrukt te slepen, of u kan met CTRL of shift werken. De velden krijgen een blauwe kleur. U kan de linkerkant van de velden gebruiken om eenvoudig te selecteren.
  • U kiest bewerken - kopiëren naar of u rechtsklikt en kiest kopiëren naar. Daar kan u kiezen naar welk dagboek u het document wil kopiëren.
  • De gekopieerde bestellingen veranderen in het statuut "Gesloten".
    Voor elk product in het document zal de stock hoeveelheid "In bestelling" automatisch aangepast worden.
   Het gebruik van de Packages (geheel producten of regels tekst).
  • Om een nieuwe Package te creëren:
    Rechtsklik tijdens het ingeven van producten in een document en kies "Package Bewaren".
  • De verzameling producten en/of teksten aanwezig in het document zal onder de vorm van een Package worden bewaard en kan worden gebruikt in een ander document.
  • Om een Package in z'n oude vorm te herstellen:
    voeg een lege regel toe tijdens het ingeven van producten in een document, rechtsklik en kies "Package laden".
  • De verzameling producten en teksten aanwezig in PAC zullen worden gebruikt in het actieve document.
    Men kan bv. het hokje "Prijs" niet aankruisen. In dit geval zullen de actieve prijzen van de respectievelijke producten als standaard worden genomen.
   Weergeven van de laatste prijzen.
  • Wanneer in het document de cursor bij het prijsveld komt, druk de knop F1 in.
    Een nieuw venster wordt weergegeven:
  • Links, de verschillende actieve prijzen in het record product
    Rechts, de historiek van de verkoop voor dit product voor de actieve klant in het document !.
    Onder, een veld dat u toelaat om een prijs, BTW inbegrepen, in te geven.
  • U kunt klikken op één van de prijzen links of op één van de oude prijzen in de historie om het te herstellen in het document.
   Voeg tekst (of klantreferentie) toe in een document
  • Tijdens het coderen van de regels in het document, rechtsklik, kies "Tekst invoegen" en typ uw tekst in het venster in.
    PS: gebruik de toets "Insert" van het klavier om blanke regels toe te voegen.
  • U kunt beleefdheidsformules en andere bewaren door te rechtsklikken en het menu "Package Bewaren" te gebruiken.
  • Om nieuwe "soorten" teksten te creëren, gebruik gewoon het blad van een nieuw document "OP1-Prijsofferte".
    Typ uw tekst in het blad van het document en rechtsklik om "Package bewaren" te kiezen.

   De Open of Gesloten documenten
  • De "Gesloten" zijn bijv.:
    De facturen of kredietnota's die reeds zijn uitgeprint of gemaild.
    De bestelbonnen die reeds gekopieerd zijn naar een factuur.
    Zie Bestand -> Dagboeken -> "Kopieerbaar naar…"
  • De Open documenten zijn diegenen die niet Gesloten zijn ;-).
  • Voor het inbrengen van een BETALING in een gesloten document, klik op het doc. nummer en recht-klik en dan kies:Betaling Kijk ook in help Menu->F.A.Q. (Frequently Asked Questions)
  • In geval van vergissing in een gesloten document, om heropenen, zie menu: Bewerken -> Document Heropening. (Noodzakelijke pakketten: EFYPAYMENT) NB: Dit is mogelijk als het type van gebruiker is ADMINISTRATEUR. Zie menu : Bestand -> Gebruikers

   Opmaak aanpassen
  • Als u de opmaak van een document wilt aanpassen zie menu :
    Bestand -> Bedrijf voor de logo en de kop document.
    Zie ook menu Extra->Parameters->Afdrukken
    Zie ook menu Bestand->Dagboeken->Tekst voet documenten
    U kan ook een HTML-editor zoals Front-Page of Dreamweaver gebruiken om het bestand LAYOUTMOD.HTM aan te passen. Maakt een kopie van layout.htm in uw dossier c:\Program Files\Easy For You - of met Vista -> C:\Users\GEBRUIKERSNAAM\AppData\Roaming\Easy For You naar layoutmod.htm
  • Voor deze opties bekijk onze tarieven: EFYLAYOUT en EFYLAYOUT2

   Betaling
  • De knop "Onbetaald" laat u op elk ogenblik toe de onbetaalde documenten (facturen) of de schuldeisers te visualiseren.
  • De gewoonlijke betaling van de klant of leverancier.
    Opgelet: als de wijze van betaling in een document is ingebracht wordt het document als "reeds betaald" beschouwd en maakt het geen deel meer uit van de "onbetaalde".
  • Voor het inbrengen van een BETALING in een gesloten document, klik op het doc. nummer en recht-klik en dan kies:Betaling Kijk ook in help Menu->F.A.Q. (Frequently Asked Questions)
  • In geval van vergissing in een gesloten document, om heropenen, zie menu: Bewerken -> Document Heropening. (Noodzakelijke pakketten: EFYPAYMENT) NB: Dit is mogelijk als het type van gebruiker is ADMINISTRATEUR. Zie menu : Bestand -> Gebruikers
  • Afdrukken van het betalingssoort in een NIET betaald document: te kiezen in menu Bestand->klant->Betaling

   BTW taks
  • De berekening van de BTW zal worden gedaan in functie van de BTW Code die zich in elke lijn van het document bevindt.
  • Bij toevoeging van een product in een document, als zijn devies dezelfde is als Extra->Parameters->Algemeen->Deviezen, dan zal de default BTW Code uit de producten fiche genomen worden, In andere gevallen zal de default BTW Code genomen worden uit Bestand->Deviezen->BTW.C verkoop of aankoop.
  • Bij toevoeging van nieuwe producten in Bestand->Producten, zal de default BTW Code genomen worden uit Extra->Parameters->Boekhouding->BTW.C verkoop of aankoop.

   Back-Order beheer


Het hoofdstuk Back-Order toont de open bestellingen van alle klanten (of leveranciers voor de aankopen).
(BO=Bestellingen waarvan de totaliteit nog niet is geleverd).

Gedeeltelijk een levering uitvoeren :

  1. In het hoofdstuk Back-Order, selectioneer de betreffende klant door een dubbbele klik op de lijn die overeenstemd op het document.
  2. Voor ieder van de producten, voert u de hoeveelheid te leveren in, in de kolom “geleverd” ( de enige beschrijfbare kolom) en tik F10 om het geheel te valideren.
  3. Om het factuur te genereren overeenstemend met deze producten en uit de stock te halen : klik op ref. klant en klik daarna rechts op uw muis en kies : copieren naar factuur of zendnota
N.B. :
  • Enkel de lijnen die overeenstemmen aan een volledige levering verdwijnen van de tabel na facturatie.
  • De overeenstemmende bestelling wordt automatisch afgesloten na een volledige levering van de producten.
  • Al deze operaties zijn ook van toepassing voor de Back-Orders aankoop (leveranciers).
  • Een afdruk of voor-visualisatie laat u toe de de nog te leveren goederen te zien.

   Tab "Kassa" en menu Lijst->Betalingen


Deze lijst visualiseert de verschillende betalingen of ontvangen voorschotten voor uw facturen of tickets (uitsluitend status GESLOTEN) of bestellingen (uitsluitend status OPEN).
De lijst is automatisch onderverdeeld per betaalwijze en hierin gerangschikt volgens de datum van betaling. Per betaalwijze wordt het subtotaal vermeld.
Deze lijst geeft eveneens het totaal van opnames of ontvangsten van contant geld weer.

Procedure voor het toevoegen in de tab "Kassa" van een betaling met contant geld van een factuur :

- Klik op de tab "Verkoopfactuur"
- Klik met de rechtermuisknop op het documentnummer van de betaalde factuur
- Selecteer de wijze van betaling "contant geld" in het menu "Betaling"
- Tik de datum en de referentie van de ontvangen betaling

Indien de betaling van deze factuur met contant geld werd uitgevoerd, is de informatie nu zichtbaar in de tab "Kassa".
In deze tab kan u klikken op de knop "Dag kassa" of "Maand kassa" om de volledige lijst met de kassabewegingen te visualiseren per dag of per maand.

Bij aanvang is het bedrag van de geldkas "nul". Dit wordt aangeduid door de lijn "Cash in kassa op dd/mm/jj". Dagelijks wordt er automatisch door EasyForYou een kaslijn toegevoegd die het totaal van het kasgeld herneemt van de voorgaande dag.

Indien de facturen of bestellingen werden vereffend met contant geld, zal vanaf de volgende dag, de nieuwe kaslijn "Cash in kassa op dd+1/mm/jj" het totaal van de uitgevoerde betalingen met contant geld hernemen.

Om te vermijden dat uw kassa buitensporige bedragen zou bevatten, is het soms nodig om eveneens opnames van contant geld in te brengen.

Procedure voor het inbrengen van een opname in de tab "Kassa" :

- Voeg een lijn toe op dezelfde wijze als in een document
- Selecteer het product met als referentie "REG"
- Vervang de omschrijving van deze kassalijn, bijvoorbeeld : "Opname voor de bank"
- Tik het bedrag en vervang de hoeveelheid door -1 (negatief = opname, positief = ontvangst)

U kan het totaal van uw contant geld in de kassa à jour houden door de verschillende opnames (of ontvangsten) en de aankopen met contant geld in te brengen. Bijvoorbeeld : "Opname restaurant xxx", "Opname brandstof" enz.

Vergeet niet :
Opname : hoeveelheid = -1
Ontvangst : hoeveelheid = 1